Diagnostico de necesidades de capacitación, DNC

Esta sigla engloba el concepto de Diagnóstico de necesidades de capacitación, que consiste en obtener la información necesaria para investigar y elaborar un programa de capacitación adecuado y efectivo. Para la realización de un DNC es necesario determinar las áreas de la empresa  en las que se realizará el diagnóstico, las actividades a realizar y la metodología idónea para la obtención de información.
 

Metodologías:

 -       La revisión de los análisis de puestos.

-        El análisis del inventario de habilidades que tenga la empresa.

-        El análisis del desempeño de los trabajadores.

-        Las quejas de los clientes.

-        El análisis de problemas de la empresa.

-        Exámenes de conocimientos.

-        Entrevistas estructuradas o abiertas.

-        Encuestas, observación directa en el puesto.

-        Análisis de tareas.

-        A través de la revisión de los planes de desarrollo del personal o utilizando las diferentes técnicas de discusión dirigida: corrillos, lluvias de ideas, foro, mesa redondas, paneles, diálogos.

La característica de este método radica en descubrir entre lo que es y lo que debería ser al interior de una organización y para ello es necesario responder cuatro preguntas fundamentales.
 

 -        ¿Quiénes son los que necesitan la capacitación?

-        ¿En qué consiste dicha capacitación?

-        ¿Cuál es el nivel de profundad necesario para ser abordado?

-        ¿Cuándo y en qué orden debe realizarse dicha capacitación?
 

 Resultados de un DNC:

 -        Áreas en donde existe el problema, diferenciando las dificultades ligadas a la capacitación y a las de carácter administrativo.

-        Se individualizan las necesidades de capacitación y el nivel de profundidad requerido, analizando la gravedad y los costos para resolverlo.

-        Los problemas son jerarquizados.

-        Se determinar quiénes son los trabajadores que necesitan capacitación.

-        Se entrega un informe final.

 Diseño de planes de capacitación PDC

 El programa de capacitación es el instrumento que sirve para explicitar los propósitos formales e informales de la capacitación y las condiciones administrativas en las que se desarrollará. El programa debe responder a las demandas organizacionales y las necesidades de los trabajadores.

 El objetivo fundamental de un PDC | Plan de capacitación o PAC | Plan Anual de capacitación, es procurar el desarrollo sostenido de la comunidad u organización y de sus miembros, teniendo como eje al ser humano, a través del mejoramiento y desarrollo sus competencias y de la capacidad de acción individual y comunitaria, para la satisfacción específica de las necesidades materiales, intelectuales, afectivas y sociales.

 Para tal objetivo, se procede a la estructuración de la capacitación con base en los resultados obtenidos del diagnóstico de necesidades de capacitación. El PDC, constituye en si el conjunto de acciones sistematizadas para orientar el proceso capacitador al interior de la empresa.

 Elementos de un programa

 Puestos de trabajo que involucra.

• Número de trabajadores que serán capacitados.
• Periodo de tiempo en que será desarrollado.
• Prioridades de capacitación
• Eventos a realizar.
• Relación de eventos a impartir por puesto de trabajo.
• Objetivos terminales e intermedios que especifiquen el cambio de conductas a modificar en los trabajadores.
• Contenido temático de los eventos.
• Técnicas grupales y metodologías pedagógicas que facilitarán el proceso de aprendizaje.
• Los recursos didácticos que apoyarán y facilitarán la asimilación de conocimientos a los participantes.
• Recursos financieros y materiales requeridos para efectuar las acciones.
• Duración total en horas de cada uno de los eventos que se programen.
• El instructor y/o institución capacitadora responsable de los eventos previstos.
• Indicadores finales de resultados.

 Evaluación del impacto de la capacitación, EIC

 Preguntas metodológicas:

• ¿Cuáles son los resultados esperados de la capacitación?
• ¿Cuáles son los objetivos de la evaluación?
• ¿Qué fuentes de información se prefieren y/o están disponibles?
• ¿Qué métodos de recolección de datos debieran utilizarse?
• ¿Cuánto tiempo se ha de esperar antes de medir los resultados?
• ¿Qué diseño sería el más efectivo? 

La orientación experimental busca establecer la relación causa–efecto (capacitación–resultados), considerando un grupo experimental (al que se le aplica la capacitación), y un grupo control (al que no se le aplica dicha variable). Esta orientación permite determinar en qué medida la capacitación mejoró (o empeoró) el desempeño, los resultados financieros, la gestión u otro indicador definido previamente, y de esta forma se aísla en gran medida el efecto de otras variables en los resultados, y que son ajenas a la capacitación.

 Para realizar una evaluación con esta orientación, se han de considerar una serie de aspectos en su implementación:

 Seleccionar indicadores de resultado o impacto.

• Incorporar la dimensión temporal.
• Seleccionar los grupos de control y experimental.
• Recolectar información previa a la capacitación, asociada a los indicadores.

 Después de realizada la capacitación, se deben considerar los siguientes aspectos: 

• Recolectar información de resultados posterior a la capacitación.
• Efectuar análisis estadístico, según tipos de indicadores y variables asociadas.
• Determinar resultados.

Quizás el principal inconveniente de esta orientación metodológica está dado por la necesidad de separar a las personas en dos grupos, lo que puede demorar la aplicación de una estrategia global de capacitación; otro inconveniente deriva del desconocimiento o baja aceptación de modelos de investigación al interior de las empresas. Con todo, es una metodología aplicable y cuyos resultados poseen un alto grado de validez y confiabilidad. 

La orientación operacional considera aspectos propios de la gestión organizacional, en lo referido a un sistema, en que se determinan los niveles de logro según los diferentes aspectos considerados en él. Un modelo que está bastante difundido y que se asocia con esta orientación es el de Kirkpatrick, en que se consideran cuatro niveles de evaluación, cada uno relacionado con ciertos elementos del proceso integral de la capacitación, a saber:

 1. NIVEL I, de Reacción o satisfacción, que da respuesta a la pregunta: "¿Le gustó la actividad a los participantes?", y que busca determinar en qué medida los participantes valoraron la acción capacitadora.

2. NIVEL II, Aprendizaje, que da respuesta a la pregunta: "¿Desarrollaron los objetivos los participantes en la acción de capacitación?", siendo su propósito el determinar el grado en que los participantes han logrado los objetivos de aprendizaje establecidos para la acción de capacitación.

3. NIVEL III, Aplicación o transferencia, que da respuesta a la pregunta: "¿Están los participantes utilizando en su trabajo las competencias desarrolladas?", cuya finalidad es determinar si los participantes han transferido a su trabajo las habilidades y el conocimiento adquirido en una actividad de capacitación, identificando además, aquellas variables que pudiesen haber afectado el resultado.

4. NIVEL IV, Resultados, que da respuesta a la pregunta: "¿Cuál es el impacto operacional?", cuyo propósito es determinar el impacto operacional que ha producido una acción de capacitación; si el impacto puede expresarse en pesos, se puede identificar el retorno sobre la inversión (ROI).